Tips ber-Email yang Baik

Setiap harinya mungkin kita mengirim dan menerima banyak sekali email, jadi tidaklah mengherankan bila ada dari email-email tersebut yang kadang membuat kesal. Tim Yahoo! Mail Southeast Asia telah mengumpulkan 5 hal teratas yang dapat membuat email menjadi menjengkelkan:

1. Penggunaan ‘bahasa sms’, seperti LOL dan BTW

2. pengiriman email massal ke 5 orang penerima atau lebih

3. Penggunaan huruf KAPITAL yang memberi kesan sedang ‘berteriak’

4. Tidak ada judul email

5. Pengirim meminta pemberitahuan bahwa emailnya sudah kita baca (lebih dikenal dengan fitur ‘read receipt’).

Bukan itu saja, kami juga telah mengumpulkan beberapa tips sederhana yang dapat membantu Anda berkirim email dengan lebih efisien.

Ini dia tips-nya!

Berikan kesan yang baik….dan jangan gunakan BTW. Orang bereaksi terhadap email hanya beberapa detik begitu email diterima. Bahasa sms bisa menjadi sangat mengganggu dan menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang tidak memiliki kemampuan mengeja yang baik dan malas. Bukan kesan yang baik kan!

Jangan menyinggung. Menggunakan huruf kapital dalam menulis email sama saja dengan BERTERIAK dan ini dapat dianggap sebagai sikap yang sangat kasar. Jadi, pastikan tombol caps lock di keyboard tidak aktif saat Anda menulis email.

Sertakan judul email. Waktu yang Anda miliki untuk membuat email Anda menarik perhatian si penerima hanyalah tiga detik, dan dengan tidak menyertakan judul pada email Anda, berarti peluang email Anda dibaca menjadi semakin kecil. Berikan judul yang sesuai dengan maksud dari email Anda.

Tidak perlu minta pemberitahuan bahwa email sudah dibaca. Meminta pemberitahuan bahwa email Anda sudah dibaca kepada penerima email menandakan Anda tidak percaya kepada orang tersebut, jadi hindari ini. Lebih baik lakukan follow up melalui telepon jika memang Anda ingin memastikan bahwa email Anda telah diterima.

Ingatlah si penerima email. Gunakan gaya bahasa yang sesuai dalam email Anda. Anda bisa saja bersikap humoris dan santai dalam komunikasi tertulis, tapi bila Anda tidak begitu mengenal si penerima email, lebih baik gunakan gaya bahasa yang standar. Jangan menunjukkan keakraban yang berlebihan dan mohon dirilah dengan sopan.

Jangan gunakan CC dan BCC yang tidak penting. Batasi diri dalam men-CC email. Jika email tersebut memang penting, Anda cukup meneruskan (forward) email final saja yang berisi ringkasan diskusi sehingga orang lain tidak terjebak dalam diskusi email yang tiada akhir. Hal yang sama juga berlaku untuk BCC. Gunakan BCC dengan bijaksana. Lebih baik Anda meneruskan email ke orang lain secara terpisah daripada ‘menyembunyikan’ penerima email lainnya.

Jangan terburu-buru. Sifat email yang instan dapat sangat menggoda Anda untuk cepat-cepat melakukan deal dengan orang lain. Tapi sikap terburu-buru ini dapat berakibat fatal. Lakukan deal dengan sigap namun tidak perlu panik dan membalas email terburu-buru. Selalu periksa kembali email yang Anda tulis sebelum mengirimnya.

Jangan berlebihan menggunakan status ‘penting’. Sebelum menggunakan tanda seru warna merah yang menandakan bahwa email yang Anda kirim adalah penting, tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah email tersebut benar-benar penting? Gunakan tanda tersebut hanya untuk email yang benar-benar penting untuk segera dibaca.

Jangan menunjukkan keakraban yang berlebihan. Menunjukkan keakraban yang berlebihan terhadap atasan atau rekan kerja bukanlah etiket bergaul yang baik. Gunakanlah kata-kata ‘mesra’ Anda hanya dengan teman-teman dekat Anda.

Jangan mengirim email saat sedang marah. Jika Anda menerima email yang ‘kasar’, baca seluruh isi email tersebut lalu tutup dan pergi keluarlah sebentar. Pertimbangkan respons Anda dan jika perlu mintalah orang lain membaca balasan Anda sebelum mengirimnya, jangan melawan api dengan api.

Gunakan alamat email yang praktis dan masuk akal. Secara akal sehat, kemungkinan Anda mendapat pekerjaan akan sangat kecil sekali jika Anda menggunakan alamat email yang konyol, seperti cewekgila@yahoo.co.id. Alamat email dapat menjadi gambaran akan kepribadian Anda, jadi pertimbangkanlah sebelum membuat alamat email.

Jangan bersembunyi dibalik email. Terkadang lebih mudah menulis sesuatu daripada mengatakannya langsung, namun lebih baik jangan menulis sesuatu bila Anda tidak berani mengatakannya secara langsung. Email berumur panjang dan mungkin saja di masa mendatang email yang Anda tulis dapat berbalik menyerang Anda!